Широке оприлюднення, ефективне використання документної інформації та актуалізація інформаційних ресурсів Національного архівного фонду реалізується через систему довідкового апарату до документів архіву.

Архівний опис як найпоширеніший довідник, що має найбільше навантаження, забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів кожного із 6947 архівних фондів, що зберігаються в Державному архіві Полтавської області, на рівні одиниці зберігання (справи).

Державний архів має 12124 описи на управлінську, науково-технічну документацію, документи особового походження, кіно- , фото- , фоно- та відеодокументи. З метою їх доступності для користувачів розпочато оцифровування та оприлюднення на сайті в рубриці «Архівні ресурси».

У 2023 році завершено сканування описів справ дорадянського та радянського періодів (скановано 9534 одиниці довідника). Наступного року планують завершити цю роботу та оцифрувати описи справ фондів періоду незалежності та партійних фондів, аби користувачі архівних документів мали можливість пошуку архівної інформації у режимі 24/7.