П’ятирічний перехід до електронної трудової книжки розпочався 10 червня 2021 року, коли набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». За цей період роботодавці повинні перенести в електронному вигляді до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, яким опікується Пенсійний фонд, всі дані про трудову діяльність кожного застрахованого громадянина.

А як полтавські роботодавці реалізують вимоги законодавства і піклуються про найманих працівників?

За останніми статистичними даними, в області на 1 жовтня 2023 р. налічується 309,8 тис. застрахованих осіб, - тобто тих людей, які офіційно працевлаштовані і за яких страхувальники вчасно і в повному обсязі сплачують страхові внески. З того часу, як стартував процес оцифрування трудових книжок, працівники Пенсійного фонду Полтавщини зафіксували 103,0 тис. електронних трудових документів наших земляків. Отже, можна зробити висновок, що менше третини працівників мають електронний аналог свого основного трудового документа.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, в якому відображається вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі кожного застрахованого громадянина. У числі основних переваг електронної трудової книжки - дистанційне обслуговування громадян, зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу, спрощення доступу до інформації про набутий стаж, зменшення негативних наслідків втрати паперових документів та їх фізичного пошкодження.

Процедура подання відомостей до реєстру наступна:

• увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (www.portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису КЕП;
• заповнити анкету та прикріпити скановані копії паперової трудової книжки;

         До електронної трудової книжки також вносяться документи про освіту, про народження дітей (жінкам), про службу в армії (чоловікам), адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення сканкопій фахівці Пенсійного фонду переводять їх у цифровий формат і здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб. Надалі ці дані перебувають під надійним захистом системи кіберзахисту.

       У результаті успішного оцифрування трудової книжки будь-який український працівник може переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду (https://portal.pfu.gov.ua) інформацію про періоди роботи і наявний страховий стаж. Якщо при цьому виникають запитання, то на тому ж порталі можна подати звернення. Крім того, можна звернутись до найближчого сервісного центру Фонду. Ще один сучасний ресурс - мобільний додаток «Пенсійний фонд».  Він забезпечує доступ до електронних сервісів Фонду з мобільних пристроїв та робить спілкування максимально зручним та ефективним.

Головне управління Пенсійного фонду

України в Полтавській області