Лідером з оцифрування документів серед архівних установ України є Державний архів Полтавської області. Зі 182 838 справ, оцифрованих у 2021 році, 77 262 опрацьовані саме Держархівом Полтавщини. Це понад 40% від загального показника. Таку статистику представив під час публічного звіту голова Державної архівної служби Анатолій Хромов.
«Державний архів Полтавської області впевнено лідирує за темпами оцифрування документів серед архівних установ України. Він у співпраці з американською корпорацією Family Search International оцифрував за один рік удвічі більше, ніж уся система архівних установ України за 2018-ий. Про це під час публічного звіту розповів голова Державної архівної служби Анатолій Хромов. Торік, коли він приїздив на Полтавщину, також відзначав якість роботи нашої установи. Темпи оцифрування документів в обласному держархіві зросли. За пів року тут проводять роботу, яку раніше здійснювали протягом п’яти років», – зазначив Євген Греков.
Поінформував, що завдяки співпраці з FamilySearch International відсканували вже близько 78 тисяч справ, 5 мільйонів 123 тисячі аркушів документів.
«У двох корпусах архіву працюють 6 сканувальних комплексів. Фахівці за день сканують від 12 до 15 тисяч аркушів. Опрацьовують документи генеалогічного характеру, адже вони користуються великою популярністю, при чому не тільки на теренах України, а й за її межами. Оброблену інформацію у вільному доступі оприлюднюють на сайті корпорації», – додав Євген Греков.
Директор Державного архіву Полтавської області Валентина Гудим розповіла, що в установі з 2020 року використовують потужний сканер німецького виробництва. Його придбали за Комплексною програмою комунікацій влади з громадськістю та розвитку інформаційної сфери в Полтавській області на 2016-2020 роки. Нині за допомогою цієї техніки сканують науково-довідковий апарат.
«Науково-довідковий апарат – це своєрідний ключ до пошуку архівної інформації, всі описи, каталоги, путівники ми скануємо й оприлюднюємо на нашому сайті, в рубриці «Архівні ресурси (електронні)», щоб люди могли знати, які фонди й документи є у нас. Паралельно плануємо оцифрувати наш науково-довідковий фонд. Наприклад, маємо дореволюційні й довоєнні періодичні видання, статистичні збірники, клірові книги, пам’ятні книги Полтавської губернії, номери газети «Полтавские губернские ведомости». Це буде теж відскановано, – розповіла Валентина Гудим. – Загалом скануємо документи не тільки, щоб збільшити доступ користувачів до такої інформації, а й щоб зберегти оригінали документів, адже зараз фактично останні не використовуватимуться, тож ми подовжуємо їм життя. Крім того, тепер десятки, сотні й тисячі людей можуть оперативно подивитися їх онлайн по всьому світу».
Валентина Гудим додала, що пріоритет у роботі установи – якнайшвидше провести роботу з оцифрування, адже це забезпечить відкритість архівів, пришвидшить надання послуг користувачам і полегшить роботу самих працівників архіву.